Agile Arbeitsmethoden zählen mittlerweile zu den populärsten Arbeitsweisen und sind seit langem in der Agenturwelt weit verbreitet. Sogar in klassischen Konzernen finden Methoden wie Design Thinking oder Scrum immer mehr Zuspruch. Insbesondere für komplexe Software-Projekte ist agiles Projektmanagement ideal geeignet.
Wie sich agile von klassischen Methoden unterscheiden, warum agiles Projektmanagement sinnvoll ist und wie es konkret funktioniert, beleuchten wir in diesem Artikel.
Agiles Projektmanagement vs. klassische Methoden
Software-Projekte waren schon immer besonders. Doch in Zeiten von Composable Commerce Projekten, bei denen verschiedene spezialisierte Komponenten miteinander kommunizieren müssen, sind nicht alle Anforderungen beim Projektstart immer zu 100% ausdefiniert.
Manchmal wird auch in einem späteren Stadium des Projekts festgestellt, dass sich die Anforderungen seit Projektstart verändert haben. Das kann sowohl Business- als auch Technologie-Anforderungen betreffen. So können beispielsweise einzelne Komponenten bei der Konzeption oder technischen Umsetzung noch unklar sein (PIM, CMS, CRM, CDP, Marketing Automation uvm).
Solche Unbekannten in der Gleichung führen im klassischen Projektmanagement zu Verzögerungen, Stress, Mehrarbeit, höheren Kosten und damit häufig zu unzureichender Wirtschaftlichkeit. Agiles Projektmanagement hingegen zeichnet sich dadurch aus, sich flexibel auf veränderte Anforderungen einzustellen.
Agiles Projektmanagement sorgt somit dafür, dass komplexe Projekte schneller und erfolgreicher umgesetzt werden, als es im klassischen Projektmanagement möglich ist. Man löst sich bewusst von der starren Wasserfall-Methode, die eine feste Abfolge von Phasen vorsieht:
Allerdings sind agile Arbeitsmethoden nicht immer besser als klassische Methoden. Die Wahl der Methode ist abhängig von der Planbarkeit des Projektes. Bei großen und komplexen Projekten macht es Sinn einen agilen Prozess zu nutzen. Projekte mit sehr klaren Spezifikationen und wenigen Unbekannten können hingegen auch nach dem klassischen Wasserfallmodell umgesetzt werden.
Somit gilt es von Projekt zu Projekt die richtige Managementmethode zu finden – agil oder klassisch, oder eine Kombination von beidem. Agile Flexibilität ist also auch bei der Wahl der Projektmanagement-Methode zentral.
Was bedeutet agiles Projektmanagement konkret?
Als agiles Projektmanagement werden Vorgehensweisen bezeichnet, bei denen das Projektteam in der Umsetzung einer Software über hohe Toleranzen bezüglich Umfang, Zeit und Kosten verfügt. Hingegen werden starre Business-Anforderungen, wie z.B. die Termintreue oder die bloße Erfüllung eines spezifizierten Leistungsumfangs, weniger stark gewichtet.
Typisch für agiles Projektmanagement ist der Fokus auf die zu liefernden Funktionen, zum Beispiel in Form eines Minimum Viable Product (MVP). Auch die Akzeptanz durch die User spielt eine große Rolle.
Allerdings erfordert agiles Projektmanagement in der Praxis eine sehr hohe Mitwirkung auf Kundenseite, beispielsweise in Form von regelmäßigen Abnahmen von Teilen des Projekts (Designs, Funktionen, Integrationen etc.).
Hinter dem Begriff „agil“ steckt die Idee, dass man beweglich und flexibel bleibt, um schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können. Außerdem vermeidet man mit dieser Methodik, dass zu Projektbeginn definierte, aber nicht mehr relevante Funktionen umgesetzt werden. Somit wird auch die Budget-, Arbeits- und Zeitverschwendung minimiert.
Wie funktioniert agiles Projektmanagement?
Für agiles Projektmanagement ist es wichtig, einen umfangreichen strategischen Plan zu haben, aber bei der Umsetzung immer in Schritten vorzugehen. Diese Schritte werden auch Iterationen genannt. Jeder im Entwicklungsteam übernimmt Aufgaben zur Erreichung des Ziels.
Einzelne Funktionen und Services als Komponenten umzusetzen, ist eine zentrale Best Practice in agilen Projekten, die bspw. mit bekannten Methoden wie Scrum oder Kanban umgesetzt werden. Daher harmoniert agiles Projektmanagement auch so gut mit der Composable Commerce Philosophie.
Definition des Projektumfangs ist essenziell
Zu Beginn eines Projekts ist es elementar, viel Zeit in das Anforderungsmanagement einer E-Commerce Plattform oder eines Onlineshops zu investieren. Denn nur so kann man den Backlog für die Umsetzung mit seinen technischen Abhängigkeiten gut vorbereiten. Gemeinsam sollte die bestmögliche Lösung für das zu erreichende Ziel abgestimmt werden.
Die Definition des Projektumfangs (auch Scope genannt) ist für den späteren Erfolg zentral. Wie soll sonst am Ende festgestellt werden, wann das Projekt fertiggestellt ist? Dabei ist der Input verschiedener interner und externer Experten-Teams zentral. Dazu gehören Fachabteilungen genauso wie Software-Entwickler oder User.
Häufig wird bei größeren Visionen zunächst mit einem MVP gestartet. Dieser wird dann in Folgeprojekten Stück für Stück zum gewünschten Zielzustand weiterentwickelt.
Funktionen in Arbeitspakete aufteilen
Das gesamte Projekt wird in Arbeitspakete aufgeteilt und es werden konkrete Meilensteine definiert. Diese werden nacheinander in sogenannten Sprints umgesetzt – das sind in der Regel zwei- bis vierwöchige Umsetzungsphasen für die Teams. Dazu kommt ein Ticket-System wie Jira zum Einsatz. Der Projektfortschritt und mögliche Hürden werden in Dailies und Weeklies besprochen.
Die Ergebnisse werden mit dem Kunden iterativ abgestimmt. In Product Reviews werden bei Continuous Improvement Projekten auch neue Funktionen für bestehende Systeme den Kunden und/oder Stakeholdern vorgestellt. Nach der Freigabe werden diese dann in das Live-System integriert.
Die Erfüllung der Anforderungen an das Software-Produkt wird also nach jedem Sprint bewertet. Bei Bedarf werden Funktionen oder Design entsprechend angepasst. Hierbei steht Transparenz im Vordergrund. So werden Projektfortschritte für alle einsehbar festgehalten und dokumentiert. Das gilt auch für Probleme, Hürden oder Bugs (Software-Fehler).
Mitarbeit der Kunden ausdrücklich erwünscht
Agile Projekte sollten in direkter und enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen auf Kundenseite realisiert werden. Statt eines festen Ablaufs von Spezifikation, Umsetzung und Abnahme finden die Spezifikationen und Abnahmen sukzessive während der Umsetzung statt. Im sogenannten „Agilen Manifest“ sind hierzu 12 zentrale Prinzipien festgehalten, die als Leitsätze gelten.
Durch regelmäßige interne und externe Abstimmungen von Teilaspekten einer Software wird sichergestellt, dass die Entwicklung zielorientiert erfolgt. Durch Freigaben von Teilfunktionen ist ausgeschlossen, dass die Software am Ende nicht den Kundenanforderungen entspricht.
Einsatzgebiete für agiles Projektmanagement
Insbesondere für Software-Projekte wie E-Commerce Plattformen oder komplexe Integrationen und Migrationen von ERP- oder PIM Systemen eignet sich agiles Projektmanagement bestens.
Doch auch im digitalen Marketing, in der Medienproduktion, bei Beratungsprojekten und in vielen anderen Branchen wird mittlerweile mit agilen Methoden gearbeitet. Denn die agile Vorgehensweise zeigt immer dann ihre Stärken, wenn die Komplexität und die Anforderungen an das Projekt hoch sind.
Agiles Projektmanagement: Was sind Vorteile und Nachteile?
Agiles Projektmanagement unterscheidet sich, wie wir gesehen haben, deutlich von klassischen Methoden wie dem Wasserfall Modell. Aber welche Vorteile und Nachteile sind damit verbunden?
Agilität bei Webmatch
Das Fördern einer agilen Kultur wirkt sich auch positiv auf das Team aus. Die Teammitglieder sind maßgebend mitverantwortlich. Das motiviert und gibt dem Team ein Wir-Gefühl. Gemeinsames Entscheiden und regelmäßiges Reflektieren sorgen für gute Stimmung und stärken das Team Commitment.
Wie profitieren unsere Kunden davon?
Die Zufriedenheit des Kunden ist für uns der wichtigste Maßstab für den Erfolg eines Projektes. Daher steht die Zusammenarbeit besonders im Fokus. Dem klassischen Problem der Distanz zwischen Agentur und Auftraggeber wirken wir damit entgegen. Die stärkere Beteiligung im Projekt bedeutet aber auch ein größeres Zeitinvestment.
Durch kurze Kommunikationswege können wir Kundenwünsche schneller umsetzen. Auch in fortgeschrittenen Projektphasen ist es durch agiles Projektmanagement für uns noch möglich, auf Veränderungen einzugehen.
Unsere Kunden erhalten nicht nach monatelanger Arbeit ein großes Software-Produkt, sondern abgeschlossene Funktionen (z.B. Checkout, Registrierungsprozess oder API-Anbindung eines PIM). Das schafft Übersichtlichkeit und frühzeitiges Feedback ist effektiver zu managen.
Außerdem können wir so gemeinsam auch zeitnah auf geänderte Anforderungen reagieren.
Denn ein wesentlicher Vorteil von agilem Projektmanagement ist, dass der Kunde genau das bekommt, was er braucht und nicht, was er zu Beginn spezifiziert hat. Er kann noch während des Umsetzungszeitraums und nicht erst nach Beendigung des Projektes intervenieren und Anforderungen anpassen.
Unser Fazit zu agilem Projektmanagement
Wie eingangs beschrieben, ist agiles Projektmanagement besonders vorteilhaft bei Projekten, in denen die Anforderungen anfangs noch nicht komplett definiert sind oder sich noch verändern können. Denn oft sind große E-Commerce Projekte zu komplex, um einen vollständigen Plan zu entwerfen. Somit ist es sinnvoll, anhand von Zwischenergebnissen an effektive Lösungen zu kommen.
Das Ergebnis des agilen Projektmanagements sind also effiziente Abläufe, motivierte Teammitglieder und nicht zuletzt begeisterte Kunden und User. Was wollen wir mehr?
